Как оформить отмену командировки

  1. Приказ об отмене командировки
  2. Читайте:
  3. Стоит почитать:
  4. Как возместить расходы
  5. Как отразить в учете
  6. Самопроверка профессиональных знаний

Запланировано командировки не всегда происходит: работник заболел или у него возникли сложные семейные обстоятельства, организатор перенес переговоры, погодные условия неблагоприятны настолько, что работник не может уехать. Как в таких случаях отменить командировки - в статье.

Содержание статьи: Содержание статьи:

Чтобы направить работника в командировку, руководитель учреждения или его заместитель издает приказ о командировке ( абз. 1 п. 1 разд. I и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59 ; далее - Инструкция № 59). В таком же порядке отменяют командировки - руководитель или заместитель оформляет приказ об отмене командировки.

Приказ об отмене командировки

Приказ на отмену командировки должен содержать информацию о:

  • отмены приказа о командировке, выданного ранее. Здесь отмечают его номер и дату на основании служебной (докладной) записки на имя руководителя учреждения с обоснованием причины;
  • причину отмены командировки;
  • действия работника, отправляли, в связи с отменой командировки. К примеру, указания вернуть уже купленные билеты в кассу вокзала, снять бронь и тому подобное.

Когда приказ будет готов - познакомьте с ним работника.

Если работник получил аванс на командировку и не уехал в течение трех банковских дней после того, как руководитель принял решение об отмене поездки, он обязан:

  • подать в бухгалтерию авансовый отчет о командировке и оригиналы документов, подтверждающих стоимость расходов;
  • вернуть неиспользованные средства (абз. 5 п. 11 разд. ИИ Инструкции № 59).

Если работник не потратил аванс, который получил в командировку, то возвращает его в учреждение.

Если же уже приобрел билеты, то, чтобы выполнить распоряжение руководителя, которое содержит приказ на отмену командировки, работник должен сдать билеты на поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство.

Читайте:

Как вернуть билеты

Билеты работник сдает в любой пункт продажи проездных документов, например, в железнодорожной кассе, там же получает средства за них. Для этого он предъявляет в кассу билеты и документ, удостоверяющий его личность (паспорт, военный билет, водительское удостоверение и т.д.). Вернуть билеты до отправления поезда работник может лично, а могут и другие лица.

Сдавать билеты надо как можно быстрее - от этого зависит сумма, которую за них можно вернуть (полностью или только ее часть).

Если работник отказался от поездки по личным причинам в срок:

  • не менее чем за 24 часов. до отправления поезда, то ему выплачивают полную стоимость билета и плацкарты;
  • от 24 до 9 часов. до отправления поезда - полную стоимость билета и 50% стоимости плацкарты;
  • меньше чем за 9 часов. до отправления поезда - полную стоимость билета, а стоимость плацкарты не выплачивают;
  • после отправления поезда, но не более чем через час, - 10% стоимости билета и плацкарты (пп. 19.11-19.14 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.2006 № 1196).

Стоит почитать:

Когда работник возвращать в кассу проездные документы, с него взыщут плату за услуги (комиссионный сбор). Это происходит всегда, кроме случаев, произошедших по вине перевозчика. Средства, уплаченные за услуги, связанные с резервированием мест и продажей проездных документов, не возвращают, за исключением случаев, когда должен перевозчик.

Комиссионный сбор - средства, уплаченные за услугу, связанную с оформлением, возвратом, переоформлением проездных документов.

Когда работник за отмены командировки сдает билеты в кассу, на каждый из них кассир оформляет документ на возвращение, где указывает сумму, которую возвращает. Один экземпляр такого документа кассир предоставляет работнику по требованию. Поэтому предупредите работника о том, чтобы он обязательно получил в кассе экземпляр этого документа.

Как возместить расходы

Чтобы возместить расходы, работник возвращает в учреждение неиспользованные средства и вместе с авансовым отчетом представляет документ на возвращение.

Расходы в связи с возвращением возместить работнику с разрешения руководителя учреждения только если на то были уважительные причины. Скажем, руководитель решил отменить командировку или отозвал работника из командировки и тому подобное. Кроме того, работник представляет документ, удостоверяющий стоимость его расходов (абз. 11 п. 12 разд. II Инструкции № 59).

Как отразить в учете

Основную часть авансовых сумм в бюджетных учреждениях выдают под отчет на служебные командировки. Расчеты с подотчетными лицами учитываются на субсчете 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами». Расходы бюджетного учреждения на командировки имеют плановый характер, их относят к расходов по общему и специальному фондам только при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с основной деятельностью учреждения.

В случае отмены командировки расходы на выданные и частично использованы средства засчитывайте к расходов.

Расходы на подготовку к командировке, не подтвержденные соответствующими документами (исключением является суточные командировочные ), Работнику не возмещает.

Рассмотрим на рабочей ситуации, как отразить в бухгалтерском учете расчеты, если имела место отмена командировки.

СИТУАЦИЯ. Руководитель учреждения направил работника в служебную командировку, о чем выдал соответствующий приказ. Бухгалтерия на основании приказа выплатила работнику аванс (суточные расходы, средства на проезд и наем жилья) в сумме 800 грн. За счет аванса работник приобрел билеты, однако перед самым командировкой заболел. Поэтому руководитель учреждения издал приказ на отмену командировки. После выздоровления работник вернул билеты в кассу вокзала, заплатив комиссионный сбор - 90 грн.

Нужно отразить в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операциях.

РЕШЕНИЕ. Унаочнимо в таблице, как отразить в бухгалтерском учете хозяйственные операции, если командировка была отменена.

Отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций по отмене командировки

Содержание хозяйственной операции

корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

Д-т

К-т

Зачислены на карточный счет работника аванс на командировку

2116

2313

800

Уплачено комиссионный сбор при возврате проездных документов в кассу вокзала

8411

2116

90

Возвращено подотчетным лицом неиспользованная сумма аванса

2313

2116

710

В нашей ситуации работник потратил деньги, когда возвращал проездные документы в кассу вокзала, то есть он уплатил 90 грн комиссионного сбора. Командировки отменили по уважительной причине. Расходы работник подтвердил соответствующими документами, поэтому их относят к расходам учреждения.

Самопроверка профессиональных знаний

Ты классный бухгалтер и в оплате командировок тебе нет равных? Покажи свой результат - пройди самопроверку профессиональных знаний:

пройти тест

ШПАРГАЛКА

Порядок оформления и отмене командировки

Как оформить командировку:

  1. командировки оформляйте приказом, в котором отмечайте пункт назначения, наименование предприятия, куда отправляют работника, срок и цель командировки;
  2. срок одной командировки не может превышать в пределах Украины 30 к. дн., за границу - 60 к. дн., кроме случаев, предусмотренных законодательством;
  3. для текущих расходов во время служебной командировки обеспечьте работника средствами (авансом). Аванс выдавайте наличными или в безналичной форме;
  4. после командировки работник представляет отчет об использовании средств, которые получил командировочные, и возвращает неиспользованные.

Отмена командировки:

  1. командировки отменяйте приказом, в котором отмечайте причины отмены командировки;
  2. если работник получил аванс на командировку и не уехал, то в течение трех банковских дней со дня, когда издали приказ об отмене командировки, он обязан:

    - представить отчет об использовании средств;

    - вернуть в кассу учреждения указанные средства.

  3. если работник приобрел билеты, то ему можно возместить расходы, понесенные в связи с их возвращением при условии, что на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т.п.), и при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов .